1. Основные термины и понятия ЭТ.
Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.
Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).
Ячейки и их адресация. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.
Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.
Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, то это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.
2. Запуск Excel
Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.
Чтобы начать работу с Excel, найдите в меню Пуск значок Excel и щелкните его.
Чтобы запустить приложение Excel, выполните указанные ниже действия.
1) Откройте меню Пуск.
2) Выберите по очереди пункты Все программы, Microsoft Office и Microsoft Office Excel 2007.
3) Найдите значок Excel
4) Появится заставка, и приложение Excel будет запущено.
3. Способы перемещения табличного курсора
В зависимости от настройки параметров Excel, нажатие клавиши Enter после ввода данных в ячейку может автоматически перемешать табличный курсор в другую ячейку. Изменить установку перехода к другой ячейке можно с помощью команды Сepвис | Параметры и выбором вкладки Правка. Опция, управляющая описанной возможностью, называется Переход к другой ячейке после ввода. Здесь же можно указать направление, в котором будет перемешаться табличный курсор после ввода данных (вниз, влево, вправо или вверх).
Вместо Enter можно использовать любые клавиши управления курсором, в результате чего табличный курсор будет перемешаться в указанном направлении. Например, если Вы вводите данные, которые должны располагаться в строке, то, чтобы завершить ввод, лучше нажимать клавишу , а не Enter.
Если заранее выделить диапазон ячеек, то при нажатии клавиши Enter Excel автоматически переместит табличный курсор в следующую ячейку. Если выделенная область включает несколько строк, то Excel будет перемещать табличный курсор вниз по столбцам. После того как табличный курсор окажется в последней ячейке текущего столбца, он переместится в верхнюю ячейку следующего столбца. Для пропуска текущей ячейки нажмите клавишу Enter, ничего не вводя. Чтобы вернуться к предыдущей ячейке, нажмите комбинацию клавиши Shift + Enter. Если Вы предпочитаете вводить данные по строкам, а не по столбцам, используйте вместо Enter клавишу Таb.
4. Ввод данных в ячейку
Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются: как в ячейке, так и в строке формул.
Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу Enter. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete.
5. Функция Автосумма
Автосумма — это специальная возможность Excel, предназначенная для вычисления суммы диапазона ячеек.
Автоматическое суммирование:
1) Щелкните по ячейке, в которой будет находиться результат суммирования.
2) На панели инструментов щелкните по кнопке «Автосумма».
3) Проверьте, правильно ли Excel обвел пунктирной рамкой ячейки с числами, которые необходимо сложить.
4) Если ячейки выбраны неправильно, то вручную выделите нужные ячейки.
5) Еще раз щелкните по кнопке «Автосумма».
6. Копирование с помощью маркера заполнения
Маркер заполнения представляет собой контрольную точку (маленький черный квадратик) в правом нижнем углу выделенной ячейки. Он используется тогда, когда возникает необходимость размножать не только данные, но и формулы.
1) Выберите ячейку, содержащую формулу для тиражирования.
2) Перетащите маркер заполнения в нужном направлении. Формула будет размножена во всех ячейках.
Обычно этот процесс используется при копировании формул внутри строк или столбцов, содержащих однотипные данные. При тиражировании формул с помощью маркера заполнения меняются так называемые относительные адреса ячеек в формуле (подробно относительные и абсолютные ссылки будут описаны далее).
7. Автоподбор ширины
Наиболее быстрый способ добиться, чтобы содержание ячеек отображалось полностью - использовать механизм автоподбора ширины столбца по содержимому.
1) В окне открытого листа наберите текст в ячейке нужного столбца.
2) Наведите курсор мыши на правую границу столбца возле его имени и дважды щелкните левой кнопкой мыши.
3) Граница столбца автоматически выравнивается по самому длинному слову, набранному в его ячейках.
8. Форматирование заголовка таблицы
Установите флажок «Показать панель заголовков».
По умолчанию на панели заголовков отображается имя отчета набора данных. Чтобы отобразить другой заголовок, введите новый текст в поле 'Заголовок'.
Чтобы изменить начальную высоту и ширину отображения таблицы или графика, выберите в раскрывающемся списке «Отобразить состояние».
Свернутый. Отображается только панель заголовков. Пользователь может переместить отчет таблицы или графика, но не изменить его размер.
Максимальный размер. Табличный или графический отчет сначала отображаются в размере того раздела документа, в котором они расположены.
Чтобы указать высоту панели заголовков, выберите пункт «Макет» на левой стороне. Затем в поле «Высота заголовка» введите высоту.
Форматирование заливки фона панели заголовков
Выберите слева параметр «Цвета и линии». Откроется окно с параметрами цветов и линий.
Выберите в раскрывающемся списке слева пункт «Контейнер таблицы».
Выберите в раскрывающемся списке слева пункт «Заголовок».
Выберите в раскрывающемся списке «Цвет» один из указанных ниже пунктов.
Чтобы залить панель заголовков сплошным цветом, выберите соответствующий цвет.
Чтобы залить панель заголовков градиентом цвета, выберите пункт «Градиент». Подробные инструкции по добавлению градиентов см. в разделе «Применение градиентных цветов».
Чтобы сделать панель заголовков прозрачной, выберите пункт «Нет цвета».
Нажмите кнопку ОК, чтобы применить изменения и закрыть диалоговое окно.
9. Создание диаграмм
В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.
Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.
Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера.
10. Вставка листов в книгу
Чтобы вставить новый лист, выполните одно из следующих действий.
1) Щелкните вкладку Вставить лист в нижней части экрана.
2) Выберите этот лист, нажмите на вкладке Главная в группе Ячейки кнопку Вставить и выберите команду Вставить лист.
Одновременная вставка нескольких листов
1) Удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите столько ярлычков листов книги, сколько листов требуется вставить в открытую книгу.
2) Например, если требуется добавить три новых листа, выберите три ярлычка существующих листов.
3) На вкладке Начальная страница в группе Ячейки щелкните Вставка, а затем выберите команду Вставить лист.
11. Переименование рабочего листа
1) Дважды щелкните по ярлычку листа. Ярлычок окрасится в черный цвет, а буквы станут белыми.
2) На клавиатуре наберите новое имя рабочего листа.
3) Щелкните по любой ячейке листа, чтобы выйти из режима написания имени.
12. Закрепление областей
1) Открываем требуемый файл .xls.
2) Переносим курсор в ячейку (B4 на рисунке) под той строкой, которую надо закрепить. Заходим в меню «Окно», выбираем пункт меню «Закрепить области».
3) Можно крутить таблицу дальше
4) Чтобы отключить привязку этих строк и вернуться к обычному режиму необходимо зайти в меню «Окно» и щёлкнуть по пункту «Снять закрепление областей».
13. Суммирование значений из различных рабочих листов
Суммирование с помощью формул предполагает просто создание формул, содержащих ссылки на другие рабочие листы или рабочие книги
Если рабочие листы, которые Вы суммируете, находятся в одной рабочей книге и если способы размещения информации в них идентичны, то в этом случае можно воспользоваться стандартными формулами. Например, для вычисления суммы значений из ячеек A1, находящихся в рабочих листах, начиная с листа Лист2 и заканчивая листом Лист10, надо ввести формулу: =СУММ(Лист2:Лист10!А1).
Если суммирование затрагивает другие рабочие книги, то для ее выполнения можно воспользоваться формулами, содержащими внешние ссылки.
Формула может включать произвольное число внешних ссылок, при этом число содержащихся в ней символов не должно превышать 1024.
14. Сохранение и сохранение под другим именем рабочей книги
Щелкните по кнопке Сохранить стандартной панели инструментов, или выполните команду Файл/Сохранить, или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S.
В диалоговом окне Сохранение документа, которое появилось, введите имя файла в соответственное окно и укажите путь к нему. Если нужно сохранить файл в другом формате, то в поле Тип файла укажите этот формат. При необходимости щелкните по кнопке Параметры. Появится диалоговое окно Параметры сохранения, в котором можно указать, всегда ли создавать резервную копию, или задать пароли для защиты информации в файле от несанкционированного доступа или для дачи разрешения вносить изменения в файл, или рекомендовать доступ только для чтения (внесенные в файл изменения сохранить в нем невозможно).
15. Выход из Excel
1) Нажмите кнопку Х в правом верхнем углу окна Excel.
2) Приложение Excel будет закрыто.
Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить. Чтобы завершить работу без сохранения изменений, нажмите кнопку Не сохранять. Если кнопка была нажата по ошибке, нажмите кнопку Отмена.
Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.
Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).
Ячейки и их адресация. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.
Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.
Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, то это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.
2. Запуск Excel
Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.
Чтобы начать работу с Excel, найдите в меню Пуск значок Excel и щелкните его.
Чтобы запустить приложение Excel, выполните указанные ниже действия.
1) Откройте меню Пуск.
2) Выберите по очереди пункты Все программы, Microsoft Office и Microsoft Office Excel 2007.
3) Найдите значок Excel
4) Появится заставка, и приложение Excel будет запущено.
3. Способы перемещения табличного курсора
В зависимости от настройки параметров Excel, нажатие клавиши Enter после ввода данных в ячейку может автоматически перемешать табличный курсор в другую ячейку. Изменить установку перехода к другой ячейке можно с помощью команды Сepвис | Параметры и выбором вкладки Правка. Опция, управляющая описанной возможностью, называется Переход к другой ячейке после ввода. Здесь же можно указать направление, в котором будет перемешаться табличный курсор после ввода данных (вниз, влево, вправо или вверх).
Вместо Enter можно использовать любые клавиши управления курсором, в результате чего табличный курсор будет перемешаться в указанном направлении. Например, если Вы вводите данные, которые должны располагаться в строке, то, чтобы завершить ввод, лучше нажимать клавишу , а не Enter.
Если заранее выделить диапазон ячеек, то при нажатии клавиши Enter Excel автоматически переместит табличный курсор в следующую ячейку. Если выделенная область включает несколько строк, то Excel будет перемещать табличный курсор вниз по столбцам. После того как табличный курсор окажется в последней ячейке текущего столбца, он переместится в верхнюю ячейку следующего столбца. Для пропуска текущей ячейки нажмите клавишу Enter, ничего не вводя. Чтобы вернуться к предыдущей ячейке, нажмите комбинацию клавиши Shift + Enter. Если Вы предпочитаете вводить данные по строкам, а не по столбцам, используйте вместо Enter клавишу Таb.
4. Ввод данных в ячейку
Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются: как в ячейке, так и в строке формул.
Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу Enter. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete.
5. Функция Автосумма
Автосумма — это специальная возможность Excel, предназначенная для вычисления суммы диапазона ячеек.
Автоматическое суммирование:
1) Щелкните по ячейке, в которой будет находиться результат суммирования.
2) На панели инструментов щелкните по кнопке «Автосумма».
3) Проверьте, правильно ли Excel обвел пунктирной рамкой ячейки с числами, которые необходимо сложить.
4) Если ячейки выбраны неправильно, то вручную выделите нужные ячейки.
5) Еще раз щелкните по кнопке «Автосумма».
6. Копирование с помощью маркера заполнения
Маркер заполнения представляет собой контрольную точку (маленький черный квадратик) в правом нижнем углу выделенной ячейки. Он используется тогда, когда возникает необходимость размножать не только данные, но и формулы.
1) Выберите ячейку, содержащую формулу для тиражирования.
2) Перетащите маркер заполнения в нужном направлении. Формула будет размножена во всех ячейках.
Обычно этот процесс используется при копировании формул внутри строк или столбцов, содержащих однотипные данные. При тиражировании формул с помощью маркера заполнения меняются так называемые относительные адреса ячеек в формуле (подробно относительные и абсолютные ссылки будут описаны далее).
7. Автоподбор ширины
Наиболее быстрый способ добиться, чтобы содержание ячеек отображалось полностью - использовать механизм автоподбора ширины столбца по содержимому.
1) В окне открытого листа наберите текст в ячейке нужного столбца.
2) Наведите курсор мыши на правую границу столбца возле его имени и дважды щелкните левой кнопкой мыши.
3) Граница столбца автоматически выравнивается по самому длинному слову, набранному в его ячейках.
8. Форматирование заголовка таблицы
Установите флажок «Показать панель заголовков».
По умолчанию на панели заголовков отображается имя отчета набора данных. Чтобы отобразить другой заголовок, введите новый текст в поле 'Заголовок'.
Чтобы изменить начальную высоту и ширину отображения таблицы или графика, выберите в раскрывающемся списке «Отобразить состояние».
Свернутый. Отображается только панель заголовков. Пользователь может переместить отчет таблицы или графика, но не изменить его размер.
Максимальный размер. Табличный или графический отчет сначала отображаются в размере того раздела документа, в котором они расположены.
Чтобы указать высоту панели заголовков, выберите пункт «Макет» на левой стороне. Затем в поле «Высота заголовка» введите высоту.
Форматирование заливки фона панели заголовков
Выберите слева параметр «Цвета и линии». Откроется окно с параметрами цветов и линий.
Выберите в раскрывающемся списке слева пункт «Контейнер таблицы».
Выберите в раскрывающемся списке слева пункт «Заголовок».
Выберите в раскрывающемся списке «Цвет» один из указанных ниже пунктов.
Чтобы залить панель заголовков сплошным цветом, выберите соответствующий цвет.
Чтобы залить панель заголовков градиентом цвета, выберите пункт «Градиент». Подробные инструкции по добавлению градиентов см. в разделе «Применение градиентных цветов».
Чтобы сделать панель заголовков прозрачной, выберите пункт «Нет цвета».
Нажмите кнопку ОК, чтобы применить изменения и закрыть диалоговое окно.
9. Создание диаграмм
В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.
Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.
Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов. Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера.
10. Вставка листов в книгу
Чтобы вставить новый лист, выполните одно из следующих действий.
1) Щелкните вкладку Вставить лист в нижней части экрана.
2) Выберите этот лист, нажмите на вкладке Главная в группе Ячейки кнопку Вставить и выберите команду Вставить лист.
Одновременная вставка нескольких листов
1) Удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите столько ярлычков листов книги, сколько листов требуется вставить в открытую книгу.
2) Например, если требуется добавить три новых листа, выберите три ярлычка существующих листов.
3) На вкладке Начальная страница в группе Ячейки щелкните Вставка, а затем выберите команду Вставить лист.
11. Переименование рабочего листа
1) Дважды щелкните по ярлычку листа. Ярлычок окрасится в черный цвет, а буквы станут белыми.
2) На клавиатуре наберите новое имя рабочего листа.
3) Щелкните по любой ячейке листа, чтобы выйти из режима написания имени.
12. Закрепление областей
1) Открываем требуемый файл .xls.
2) Переносим курсор в ячейку (B4 на рисунке) под той строкой, которую надо закрепить. Заходим в меню «Окно», выбираем пункт меню «Закрепить области».
3) Можно крутить таблицу дальше
4) Чтобы отключить привязку этих строк и вернуться к обычному режиму необходимо зайти в меню «Окно» и щёлкнуть по пункту «Снять закрепление областей».
13. Суммирование значений из различных рабочих листов
Суммирование с помощью формул предполагает просто создание формул, содержащих ссылки на другие рабочие листы или рабочие книги
Если рабочие листы, которые Вы суммируете, находятся в одной рабочей книге и если способы размещения информации в них идентичны, то в этом случае можно воспользоваться стандартными формулами. Например, для вычисления суммы значений из ячеек A1, находящихся в рабочих листах, начиная с листа Лист2 и заканчивая листом Лист10, надо ввести формулу: =СУММ(Лист2:Лист10!А1).
Если суммирование затрагивает другие рабочие книги, то для ее выполнения можно воспользоваться формулами, содержащими внешние ссылки.
Формула может включать произвольное число внешних ссылок, при этом число содержащихся в ней символов не должно превышать 1024.
14. Сохранение и сохранение под другим именем рабочей книги
Щелкните по кнопке Сохранить стандартной панели инструментов, или выполните команду Файл/Сохранить, или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S.
В диалоговом окне Сохранение документа, которое появилось, введите имя файла в соответственное окно и укажите путь к нему. Если нужно сохранить файл в другом формате, то в поле Тип файла укажите этот формат. При необходимости щелкните по кнопке Параметры. Появится диалоговое окно Параметры сохранения, в котором можно указать, всегда ли создавать резервную копию, или задать пароли для защиты информации в файле от несанкционированного доступа или для дачи разрешения вносить изменения в файл, или рекомендовать доступ только для чтения (внесенные в файл изменения сохранить в нем невозможно).
15. Выход из Excel
1) Нажмите кнопку Х в правом верхнем углу окна Excel.
2) Приложение Excel будет закрыто.
Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить. Чтобы завершить работу без сохранения изменений, нажмите кнопку Не сохранять. Если кнопка была нажата по ошибке, нажмите кнопку Отмена.
